Politique sur la protection des renseignements personnels d’Inter-Val 1175

Approuvée par le conseil d’administration d’Inter-Val 1175 en décembre 2023

Préambule

Inter-Val 1175 s’engage à protéger les renseignements personnels que lui communiquent différentes parties intéressées dans le cadre de ses activités quotidiennes. Les parties intéressées comprennent, sans s’y limiter : les personnes usagères des services, les employé.e.s, les membres du conseil d’administration et autres personnes bénévoles, les bailleurs de fonds, les donateurs et les partenaires d’Inter-Val 1175. La présente Politique sur la protection des renseignements personnels a pour but de vous faire connaître nos pratiques en matière de collecte, d’utilisation, de divulgation et de conservation des renseignements personnels.

En nous fournissant des renseignements personnels par l’intermédiaire de notre site Internet, par courriel, en personne ou par téléphone, vous acceptez que ceux-ci soient traités conformément à ce qui est indiqué dans la présente Politique sur la protection des renseignements personnels, et vous autorisez Inter-Val 1175, ses tiers et ses fournisseurs de services à traiter vos renseignements personnels aux fins énoncées ci-dessous.

La présente politique ne s’applique pas aux sites Internet de tiers auxquels il est possible d’accéder en cliquant sur les liens qui se trouvent sur le site Internet d’Inter-Val 1175, et Inter-Val 1175 n’est nullement responsable du contenu et des activités desdits sites. Si vous suivez un lien vers un site Internet de tiers,celui-ci disposera de ses propres politiques sur la protection des renseignements personnels que vous devrez examiner avant de soumettre des renseignements personnels.

Qu’est-ce qu’un renseignement personnel?

Un renseignement personnel est toute information pouvant servir à distinguer, identifier ou joindre une personne en particulier, notamment (mais pas uniquement) les informations suivantes : nom, sexe, adresse, origine ethnique, signes distinctifs, opinions ou croyances. 

Quels types de renseignements personnels collectons-nous?

Nous pouvons recueillir et traiter divers types de renseignements personnels dans le cadre de nos services et activités. Le type de renseignement collecté varie selon que vous soyez une personne usagère de nos services, une personne employée, ou une personne bénévole et/ou membre du CA.

Ces renseignements peuvent être : Des renseignements d’identification et des renseignements portant sur la situation sociale ou familiale, comme :

•  Un nom, un prénom, un genre, un âge,
• Un NAS, un numéro de pièce d’identité,
•  Des renseignements liés à l’état civil, au statut marital, au fait d’avoir des enfants,
•  Des coordonnées de contact,
•  Le statut migratoire, l’origine raciale ou ethnique,
• Les numéros de matricule particuliers comme les plaques minéralogiques,
• Les opinions politiques, les convictions religieuses ou philosophiques,
•  La santé,
•  L’orientation sexuelle.

Des renseignements financiers, comme :

• De l’information relative à un compte bancaire, à une carte de crédit, à des données de paiement,
• De l’information relative à des dettes, à la santé financière, à la fiscalité et aux sources de revenus,
• Des informations relatives à des contraventions.

Des renseignements de travail, comme :

• Les informations nécessaires à un recrutement (curriculum vitae, des renseignements sur la scolarité et les antécédents professionnels),
• Des dossiers et mesures disciplinaires, Des dossiers et mesures disciplinaires,
•  Des informations concernant les salaires et les promotions,  Des informations concernant les salaires et les promotions,
•  Des informations concernant les évaluations de performance,  Des informations concernant les évaluations de performance,
•  Les arrêts de travail,  Les arrêts de travail,
• Les motifs d’absence,Les motifs d’absence,
•  Les périodes de vacances, Les périodes de vacances,
• Les heures d’entrée et de sortie, Les heures d’entrée et de sortie,
• Des renseignements biographiques comme un titre de poste, le nom d’un employeur, ou des photos.

Des renseignements portant sur la santé, comme :

• La situation de santé et les diagnostics en santé,
• Les allergies et intolérances, notamment alimentaires,
•  Les ordonnances et médicaments,
•  Les consultations de personnes professionnelles de la santé mentale et physique,
• Les informations sur la cause d’un décès.

Des renseignements scolaires et relatifs à la formation, comme :

• Les inscriptions scolaires ou académiques,
•  Les résultats scolaires et diplômes,
•  Les choix de cours ou de formation diplômante,
• Les informations sur le comportement à l’école.

D’autres renseignements comme :

• Des informations sensibles et intimes,
• Les préférences de communication, de même que des renseignements connexes comme des commentaires et des réponses à des sondages,
•  Des renseignements relatifs à des activités que nous réalisons avec des tiers,
• Des renseignements sur les statistiques liées aux visites de notre site Internet ou les interactions avec notre contenu en ligne,
•  Tout autre renseignement personnel fourni.

Veuillez prendre note que si vous nous fournissez des renseignements personnels au sujet d’autres personnes, vous devez vous assurer de les avoir dûment avisées que vous nous fournissez leurs renseignements et d’avoir obtenu leur consentement à une telle communication de renseignements ; ceci ne s’applique pas dans les cas de violence conjugale ou familiale, où la personne victime divulgue des renseignements personnels sur la personne autrice de violence dans un but de sécurité et de protection.

Lorsque nous sommes tenu.e.s de collecter des renseignements auprès de personnes âgées de moins de 14 ans dans le cadre de notre service à la clientèle, nous nous assurons toujours d’obtenir le consentement d’un parent. Si vous êtes une personne mineure de moins de 14 ans, veuillez ne pas nous fournir de renseignements personnels sans le consentement exprès d’un parent ou d’un tuteur. Si vous êtes un parent ou un tuteur et que vous savez que vos enfants nous ont fourni des renseignements personnels en dehors du cadre normal de nos services, veuillez nous contacter en nous écrivant à admin@inter-val.ca. Si nous apprenons que nous avons recueilli des renseignements personnels de personnes mineures de moins de 14 ans sans vérification du consentement parental, nous prendrons des mesures pour supprimer ces informations de nos registres.

Il vous est demandé de ne pas nous transmettre de renseignements confidentiels non sollicités. Les courriels non sollicités que nous envoient des personnes qui ne sont pas: les personnes usagères des services, les employé.e.s, les membres du conseil d’administration, les bailleurs de fonds, les donateurs ou les partenaires d’Inter-Val 1175, ne donnent pas lieu aux obligations contenues dans cette politique.

Comment collectons-nous vos renseignements personnels ?

Nous collectons vos renseignements personnels auprès de vous et lors de nos interactions avec vous, comme suit :

• Dans le contexte de votre trajectoire comme ressource humaine au sein de notre organisation,
•  Si vous êtes une personne usagère de nos services, ou une personne anciennement usagère de nos services qui participe à nos activités,
• Au cours des activités que nous réalisons en lien avec notre mission,
•  Lors de votre adhésion comme membre, ou lorsque vous travaillez comme bénévole pour l’organisation, y compris au sein du conseil d’administration,
• Lors de votre inscription à des événements,
• Lorsque vous faites appel à nos services de sensibilisation, formation et coaching,
• Nous collectons également des informations accessibles au public notamment sur les plateformes publiques, y compris notre site Internet et notre page Facebook.

Comment utilisons-nous les renseignements personnels ?

Nous utilisons vos renseignements personnels afin d’accomplir les actions et activités et fournir les services en lien avec notre mission. Nous les utilisons également pour répondre à nos obligations juridiques.

Nous pouvons utiliser les renseignements personnels de l’une ou l’autre des manières indiquées ci-après, avec votre consentement :

• Afin d’accomplir notre mission d’accompagnement des personnes victimes de violences patriarcales et de violences basées sur le genre, en pleine compréhension de leurs vécus, de leurs situations, et de leurs défis,
• À des fins d’amélioration continue de la qualité– pour réaliser des analyses basées sur les statistiques des violences patriarcales et basées sur le genre et, in fine, proposer des services et une approche adaptés,
• Pour développer une meilleure compréhension des enjeux, prioriser nos objectifs stratégiques et mieux planifier nos activités,
•  À des fins de recrutement – pour nous permettre de traiter des demandes d’emploi et d’évaluer si une personne répond aux exigences du poste pour lequel elle pourrait être ou a été recrutée par Inter-Val 1175,
•  À des fins de promotion de nos services– par exemple, pour fournir des détails sur une activité et des invitations à des événements lorsqu’une personne a choisi de recevoir de tels renseignements,
•  Afin de satisfaire à nos obligations légales,
• Afin de satisfaire à nos obligations en matière de rapportage et de reddition de compte.

Avec qui partageons-nous des renseignements personnels ?

Nous pouvons fournir certains de vos renseignements personnels à nos prestataires de services ainsi qu’à nos partenaires. Nous pouvons également les communiquer pour répondre à une obligation légale ou réglementaire.

Nous pouvons également partager des renseignements personnels avec certains tiers, notamment les suivants :

• Des tiers fournisseurs de service et/ou partenaires qui nous livrent des services de tenue de livres et d’administration, de gestion des feuilles de temps, de versement des paies, de maintenance du parc informatique, de gestion du site Internet, d’entretien, et d’autres services. Ces tiers pourraient avoir accès à des renseignements personnels ou les traiter dans le cadre des services qu’ils nous fournissent. Nous limitons les renseignements que nous fournissons à ces fournisseurs de services aux seuls renseignements qui sont raisonnablement nécessaires pour leur permettre de s’acquitter de leurs fonctions, et les contrats que nous avons conclus avec ces fournisseurs de services exigent d’eux qu’ils préservent la confidentialité de ces renseignements.
• Certain.e.s professionnel.le.s (des services sociaux, de la protection de la jeunesse, des forces de l’ordre, du domaine de la santé, ou du système de justice- notamment) dans une visée d’accompagnement psychosocial pluridisciplinaire pour servir au mieux vos intérêts et/ou dans des situations de crise ou d’urgence, avec ou sans votre consentement. Si nous avons évalué que vous n’étiez pas en mesure de donner votre consentement éclairé et/ou si vous représentez un danger pour vous-même ou pour d’autres, nous partagerons des informations vous concernant aux professionnel.le.s concerné.e.s dans un souci de protection et de sécurité pour vous et votre environnement immédiat. Nous partageons avec les parties prenantes au dossier, les renseignements que nous jugeons raisonnablement nécessaires pour leur permettre de s’acquitter de leurs fonctions dans le meilleur intérêt de la clientèle d’Inter-Val 1175.
• Des autorités gouvernementales et des organismes d’application de la loi lorsque les lois applicables l’exigent. Pour plus de précision, nous pouvons divulguer des renseignements personnels et d’autres renseignements si nous y sommes tenu.e.s en vertu des lois ou si nous croyons de bonne foi que cette divulgation est nécessaire pour respecter les lois applicables, en réponse à une ordonnance d’un tribunal ou à une assignation à témoigner ou à un mandat de perquisition du gouvernement, ou autrement pour collaborer avec de telles autorités gouvernementales et de tels organismes d’application de la loi .

Nous utilisons les renseignements personnels dans le seul but d’atteindre l’objectif principal et légitime applicable pour lequel ils ont été collectés, ou à des fins compatibles avec cet objectif principal.

Comment et combien de temps conservons-nous vos renseignements personnels ?

Vos renseignements personnels sont hébergés au Canada. Les renseignements personnels sont majoritairement stockés sur les serveurs de Microsoft, dans des dossiers physiques, ainsi que dans des bases de données qui nous servent à compiler les informations essentielles à notre mission et au déroulement de nos activités quotidiennes. Inter-Val 1175 conserve uniquement vos renseignements personnels aussi longtemps que nécessaire aux fins pour lesquelles ils ont été recueillis.

La durée de conservation des renseignements personnels de la clientèle d’Inter-Val 1175 est généralement de deux (2) ans. Nous conservons certains renseignements personnels (prénoms et noms de famille de la personne et des enfants, âge, courriel et numéro de téléphone) jusqu’à quatre (4) ans et uniquement sur demande expresse de votre part, de façon à pouvoir exercer la partie de notre mission qui consiste à entretenir le lien social avec vous après la fin des services.

La durée de conservation des renseignements personnels pour le personnel d’Inter-Val 1175, est fixée à six (6) ans.

Nous devons détruire ou anonymiser ces renseignements conformément à la loi et à notre politique de conservation des dossiers. Lorsque nous détruisons vos renseignements personnels, nous prenons les mesures nécessaires pour en assurer la confidentialité et veiller à ce qu’aucune personne non autorisée ne puisse y avoir accès pendant le processus de destruction.

Comment protégeons-nous les renseignements personnels ?

Inter-Val 1175 est responsable de tous les renseignements personnels en sa possession. Pour satisfaire à ses obligations et à la présente politique, Inter-Val 1175 a désigné des personnes responsables de la gestion des renseignements personnels et a pris ou prendra les mesures suivantes :

• Création d’un registre des renseignements personnels,
• Établissement et mise à jour des procédures pour la protection des renseignements personnels,
• Établissement et mise à jour des procédures pour la réception et le traitement des plaintes et des demandes d’information,
• Formation du personnel aux exigences légales et réglementaires en regard de la collecte, l’utilisation, la divulgation et la conservation des renseignements personnels,
• Protection physiques, techniques ou administratives appropriées pour protéger les renseignements personnels contre une destruction accidentelle ou non conforme aux lois, une perte accidentelle, une modification, une divulgation ou un accès non autorisé, un mauvais usage ou toute autre forme illégale de traitement des renseignements personnels en notre possession.

Nous avons pris des mesures pour garantir que seules les personnes membres du personnel soumises à un devoir de confidentialité soient celles qui aient accès à vos renseignements personnels, car ce sont celles qui ont besoin de les connaître- généralement parce que leurs fonctions le nécessitent.

Cependant, aucune méthode de transmission par Internet ni aucun moyen de stockage électronique ou physique ne sont sécuritaires à 100 %. Nous ne pouvons donc garantir, malgré les dispositions prises, la sécurité des renseignements que vous nous transmettez ou nous fournissez, et vous le faites à vos propres risques.

Nous ne pouvons pas non plus garantir que de tels renseignements ne seront pas consultés, obtenus, divulgués, modifiés ou détruits par suite de la violation de nos mesures de protection physiques, techniques ou administratives. Si vous avez des raisons de croire que des renseignements personnels ont été compromis, veuillez communiquer avec nous.

Quels sont vos droits concernant les renseignements personnels que vous nous avez fournis?

Vous disposez d’un certain nombre de droits à l’égard de vos renseignements personnels. Dans certaines circonstances et conformément aux lois applicables en matière de protection des données, une personne dispose des droits suivants :

• Accès : le droit de demander si nous traitons des renseignements et, le cas échéant, de demander d’avoir accès aux renseignements personnels. Sous réserve du droit applicable et, le cas échéant, du paiement d’une somme monétaire, la personne peut ainsi recevoir une copie des renseignements personnels que nous détenons et certains autres renseignements la concernant ;
•  Exactitude : nous sommes tenu.e.s de prendre des mesures raisonnables pour nous assurer que les renseignements personnels en notre possession sont exacts, complets, non trompeurs et à jour ;
• Rectification : le droit de demander de faire rectifier tout renseignement personnel incomplet ou inexact que nous détenons.

En outre, dans certaines circonstances, vous disposez des droits suivants :

• Retirer votre consentement à la communication ou à l’utilisation des renseignements personnels recueillis en tout temps.

Enfin, il est également possible de déposer une plainte auprès d’une autorité de contrôle de la protection des données, plus particulièrement dans le pays, la province ou l’état dans lequel vous résidez normalement, dans lequel nous sommes situés ou dans lequel une infraction présumée aux lois sur la protection des données a été commise. Pour exercer l’un ou l’autre de ces droits, veuillez communiquer avec nous en écrivant à admin@interval.ca.